Gizlilik Politikası / Privacy Policy

1. Giriş ve Kapsam

Gizli Hazine ("Şirket", "biz", "bizim") olarak, çalışanlarımızın ve yetkili kullanıcılarımızın kişisel verilerinin korunmasına, gizliliğine ve güvenliğine büyük önem vermekteyiz. Bu Gizlilik Politikası, Gizli Hazine web portalı ve mobil uygulaması ("Hizmet") aracılığıyla toplanan, işlenen ve saklanan verilere ilişkin uygulamalarımızı açıklamaktadır.

2. Toplanan Bilgiler

Uygulama ve sistemimiz tarafından yalnızca operasyonel ve iş takibi gereksinimleri kapsamında aşağıdaki veriler toplanmaktadır:

• Kimlik ve Profil Bilgileri: Ad, soyad, kurumsal e-posta adresi, unvan ve görev bölgesi (şirket yönetimi tarafından tanımlanır).
• Çalışma ve Performans Kayıtları: Günlük çalışma başlangıç/bitiş saatleri, fazla mesai saatleri, gemi ve saha operasyonları.
• Masraf ve Harcama Bilgileri: İş kapsamında yapılan harcama tutarları, masraf kategorileri, harcama tarihleri ve harcamayı tevsik eden fiş/fatura görselleri.
• Cihaz ve Güvenlik Logları: Oturum güvenliğini sağlamak amacıyla oturum belirteçleri (API tokens), IP adresi, işletim sistemi sürümü ve işlem zaman damgaları.
• Kamera ve Depolama İzni: Mobil uygulama üzerinden yalnızca harcama fiş veya faturalarının fotoğraflanarak sisteme yüklenmesi amacıyla personelin açık rızası ve onayıyla erişilir.

3. Bilgilerin Kullanım Amaçları

Toplanan veriler yalnızca aşağıdaki meşru şirket içi amaçlar doğrultusunda işlenir:

• Saha ve ofis personelinin çalışma saatlerinin, hakedişlerinin ve operasyonel performanslarının takibi,
• İş masraflarının incelenmesi, onaylanması ve şirket muhasebe kayıtlarına aktarılması,
• Kullanıcı kimlik doğrulaması ve yetkisiz erişimlerin engellenmesi,
• İş Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca işveren yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

4. Hesap Yönetimi ve Veri Saklama

Gizli Hazine kurumsal bir sistem olduğundan, kullanıcı hesapları yalnızca şirket yönetimi/İK yetkilileri tarafından oluşturulur, düzenlenir veya pasife alınır. Dışarıdan otomatik hesap oluşturma veya doğrudan tek taraflı hesap silme bulunmamaktadır.

Personelin görev değişikliği veya işten ayrılması durumunda hesabı şirket yönetimi tarafından kapatılır. Çalışma ve masraf kayıtları, 4857 sayılı İş Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamındaki yasal saklama süreleri (5 ila 10 yıl) boyunca şirket arşiv ve sunucularında yasal yükümlülük gereği muhafaza edilir.

5. Veri Güvenliği

Tüm veri iletişimi modern SSL/TLS (HTTPS) protokolleri ile şifrelenir. Kullanıcı şifreleri tek yönlü güçlü kriptografik özetleme (hashing) ile korunmaktadır. API erişimleri süreli ve yetkilendirilmiş token'lar ile denetlenir. Veritabanına yetkisiz erişimlere karşı endüstri standardı güvenlik önlemleri uygulanmaktadır.

6. Üçüncü Taraflarla Paylaşım

Kişisel verileriniz hiçbir surette reklam, pazarlama veya ticari amaçlarla üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz veya aktarılmaz. Veriler yalnızca yasal zorunluluklar (adli makamlar, kamu denetimleri) veya güvenli sunucu barındırma altyapıları kapsamında gizlilik taahhüdü altında tutulur.

7. İletişim ve Destek

1. Introduction & Scope

At Gizli Hazine ("Company", "we", "us", "our"), we respect and prioritize the privacy and security of our employees and authorized users. This Privacy Policy outlines our practices regarding the collection, use, and protection of information obtained through the Gizli Hazine web portal and mobile application ("Service").

2. Information We Collect

We collect only the minimum data required for internal business administration and field operations:

• Identity & Profile Data: Full name, corporate email address, job title, and assigned working region (provisioned by company management).
• Work & Performance Records: Working hours, start/end timestamps, overtime logs, vessel and completed field tasks.
• Expense & Accounting Data: Business expense categories, monetary amounts, transaction dates, and receipt/invoice photos.
• Device & Security Logs: Authentication tokens (API tokens), IP addresses, operating system version, and system event timestamps to ensure account security.
• Camera & Storage Permissions: Used strictly with explicit user consent to capture and attach receipt or invoice photos for business reimbursement verification.

3. Purpose of Data Processing

The collected information is used solely for legitimate internal business purposes:

• Tracking field personnel working hours, operational performance, and payroll computations,
• Reviewing, approving, and recording business expense reimbursements in compliance with accounting regulations,
• Authenticating users and preventing unauthorized access to corporate data,
• Fulfilling legal obligations under applicable labor and tax laws.

4. Account Management & Data Retention

As a private enterprise tool, user accounts are provisioned, maintained, and deactivated exclusively by company administrators. There is no open public self-registration.

When an employee changes roles or concludes their employment, their access is terminated by administration. Work logs and accounting records are retained in secure corporate databases for statutory retention periods mandated by labor and fiscal laws (5 to 10 years).

5. Security of Information

All communications between client devices and our backend servers are encrypted using modern SSL/TLS (HTTPS). Passwords are one-way hashed using industry-standard cryptographic algorithms. Access to APIs is secured with bearer tokens.

6. Third-Party Sharing

We do not sell, rent, trade, or distribute your personal information to third parties for advertising or commercial purposes under any circumstances. Information is only shared when required by competent statutory authorities or with trusted infrastructure providers bound by strict confidentiality agreements.

7. Contact & Support